Ketika Rumah Sakit Esseniot menyadari adanya peningkatan kesalahan laboratorium akibat sampel yang salah tempat hingga penundaan transportasi yang lama, pimpinan menyadari bahwa perubahan itu mendesak dan masalah-masalah kecil ini menyebabkan masalah-masalah besar seperti diagnosis yang tertunda, staf yang bekerja berlebihan dan risiko terhadap keselamatan pasien dan mereka memutuskan untuk memasang sistem tabung pneumatik (PTS) untuk menyederhanakan alur kerja lab. Hasilnya sungguh mencengangkan, seperti dalam beberapa bulan, kesalahan lab turun hingga 50% dan efisiensi keseluruhan meningkat drastis. Studi kasus ini menunjukkan bagaimana mereka mengidentifikasi masalah, menerapkan solusi, dan mencapai hasil nyata yang terukur.

Sebelum menginstal sistem tabung pneumatik Rumah Sakit Esseniot menghadapi tantangan laboratorium sehari-hari, terutama transportasi sampel yang lambat dan bahkan staf harus membawa spesimen secara manual antar departemen, yang menyebabkan penundaan dan beban kerja yang berat, terutama selama jam sibuk atau keadaan darurat. Sampel juga berisiko terkontaminasi karena penyegelan, pelabelan, atau desak-desakan yang tidak tepat dapat memengaruhi akurasi tes, sehingga memaksa pengujian ulang dan menunda perawatan pasien. Teknisi laboratorium juga kesulitan menjaga integritas sampel, mengingat kasus-kasus di mana darah tertahan di meja selama 40 menit sebelum mencapai laboratorium sehingga hasilnya tidak dapat digunakan. Masalah-masalah ini menyebabkan efek berantai: waktu tunggu pasien yang lebih lama, tes yang berulang, dan tekanan konstan pada staf. Menyadari perlunya solusi yang lebih cerdas, pimpinan rumah sakit mulai mengeksplorasi otomatisasi untuk menghilangkan penundaan, mengurangi risiko kontaminasi, dan menyediakan sistem yang lebih andal, seperti membuka jalan bagi sistem tabung pneumatik.

Setelah Esseniot memutuskan untuk berinvestasi dalam sistem tabung pneumatik, mereka memilih pengaturan yang dibuat khusus yang disesuaikan dengan ukuran, tata letak, dan alur kerja rumah sakit dan lokasi-lokasi utama seperti departemen gawat darurat, ruang operasi, ICU dan laboratorium utama dipetakan untuk menciptakan rute yang efisien. Survei lokasi yang terperinci mengidentifikasi penundaan dan area dengan lalu lintas tinggi sementara rencana pertumbuhan di masa depan memastikan relevansi jangka panjang juga stasiun kirim/terima khusus dipasang di departemen-departemen berprioritas tinggi seperti misalnya, departemen gawat darurat mendapatkan stasiun di sebelah triase untuk pengiriman sampel instan dan laboratorium menerima unit bongkar muat otomatis berkecepatan tinggi untuk meminimalkan penanganan manual. Dan pelatihan staf difokuskan pada kasus-kasus penggunaan nyata seperti perawat mempelajari pelabelan dan pengamanan yang tepat sementara teknisi laboratorium berlatih pemindaian dan pengambilan dan karena sistem tersebut cocok dengan rutinitas harian dan titik-titik tekanan, adopsi menjadi cepat dan tugas-tugas yang dulunya memakan waktu 30-40 menit sekarang selesai dalam waktu kurang dari lima, memberikan tidak hanya kecepatan tetapi alur kerja yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.

Hanya dalam tiga bulan setelah menggunakan sistem tabung pneumatik baru, Rumah Sakit Esseniot melihat peningkatan yang nyata dalam operasional laboratorium. Waktu penyelesaian sampel berkurang dari 40 menit menjadi rata-rata 5 menit, bahkan selama jam sibuk. Hal ini memungkinkan teknisi laboratorium memproses tes lebih cepat dan membantu dokter membuat keputusan lebih cepat. Tingkat penolakan sampel juga turun dari sekitar 6% menjadi di bawah 3%, sehingga mengurangi pemborosan, biaya, dan pengerjaan ulang. Namun, kesalahan penanganan sampel berkurang karena setiap sampel harus disegel dan diberi label dengan benar, yang meningkatkan alur kerja. Secara keseluruhan, sistem ini tidak hanya mempercepat transportasi tetapi juga membuat laboratorium lebih cerdas dan efisien, mengurangi stres staf, dan meningkatkan hasil pasien.